Correo electrónico compatible con HIPAA: uso seguro de Gmail

El correo electrónico se está convirtiendo en un elemento de comunicación crucial en muchas industrias, incluida la atención médica.

Sin embargo, las organizaciones deben verificar que las comunicaciones relacionadas con el cuidado de la salud cumplan con la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos (HIPAA). Los proveedores de atención médica deben implementar protecciones apropiadas para mantener la privacidad del paciente bajo HIPAA, que regula el manejo de información confidencial del paciente.

Este ensayo examina el uso seguro y protegido de Gmail por parte de los profesionales de la salud mientras se adhiere al cumplimiento de HIPAA.

Comprender el cumplimiento de HIPAA

Comprender las reglas de cumplimiento de HIPAA es esencial para usar Gmail de manera segura. De acuerdo con las leyes de HIPAA, la información de salud protegida (PHI, por sus siglas en inglés) siempre debe mantenerse segura. Los datos de salud, atención o pago de pacientes individuales se consideran PSR.

La PHI, que incluye la comunicación por correo electrónico, debe estar protegida por medidas tecnológicas, físicas y administrativas implementadas por las organizaciones.

Funciones de seguridad de Gmail

Varios mecanismos de seguridad integrados en la infraestructura de Gmail de Google pueden ayudar a mantener el cumplimiento de HIPAA.

Estas cualidades consisten en lo siguiente:

1. Seguridad de la capa de transporte (TLS): Para proteger la comunicación entre los servidores de correo, Gmail utiliza el cifrado TLS. Esto garantiza que las comunicaciones por correo electrónico se envíen de forma segura y protegidas contra escuchas.
2. Verificación de dos pasos: Gmail proporciona verificación en dos pasos, lo que aumenta la seguridad al requerir que los usuarios envíen otro tipo de autenticación con un nombre de usuario y una contraseña, como un código enviado por mensaje de texto a su dispositivo móvil.
3. Protección contra spam y malware: Los sofisticados filtros de correo no deseado y la detección de virus están integrados en Gmail para evitar que correos electrónicos no deseados y potencialmente peligrosos entren en las bandejas de entrada de los usuarios.
4. Prevención de pérdida de datos (DLP): Las organizaciones pueden diseñar e implementar reglas que detecten y prohíban la transmisión de datos clasificados, incluida la PHI, por correo electrónico utilizando las capacidades DLP de Gmail.

Seguridad de dispositivos móviles y Gmail

Abordar los problemas de seguridad al usar Gmail compatible con Hipaa en tabletas o teléfonos móviles es fundamental dado el uso cada vez mayor de dispositivos portátiles para la comunicación por correo electrónico.

Para recordar, tenga en cuenta lo siguiente:

1. Cifrado del dispositivo: Asegúrate de que el dispositivo utilizado para verificar Gmail sea seguro. La mayoría de los teléfonos inteligentes y las tabletas actuales incluyen mecanismos de cifrado integrados que protegen los datos del dispositivo en caso de pérdida o robo. Habilite esta opción para proteger cualquier PHI que pueda estar almacenada en el dispositivo.
2. Autenticación fuerte: Utilice técnicas de autenticación sólidas para desbloquear el dispositivo móvil y acceder a Gmail, como huellas dactilares o reconocimiento facial. Esto ayuda a evitar el acceso no deseado al agregar una capa de protección más allá de la contraseña convencional o el patrón de bloqueo que ayuda a evitar el acceso no deseado a la PHI.
3. Actualizaciones de aplicaciones y parches de seguridad: Puede actualizar la aplicación de Gmail en dispositivos móviles mediante la aplicación periódica de actualizaciones de software y parches de seguridad. Para una experiencia de mensajería más segura, estas actualizaciones suelen contener correcciones de errores y actualizaciones de seguridad que abordan vulnerabilidades conocidas.
4. Borrado remoto y protección de dispositivos perdidos: En dispositivos móviles, habilite la función de borrado remoto para permitir la eliminación remota de datos en caso de pérdida o robo. Al hacerlo, los datos confidenciales, incluida la PHI, no caen en manos equivocadas. Para ayudar a localizar un teléfono inteligente robado o extraviado, considere usar servicios de rastreo y rastreo de dispositivos.

Gestión segura de archivos adjuntos

El correo electrónico se usa con frecuencia en la comunicación médica para enviar información y documentos confidenciales.

Los profesionales de la salud que usan Gmail deben cumplir con las siguientes pautas para el manejo seguro de archivos adjuntos:

1. Cifrado: Cifrar los archivos adjuntos antes de enviarlos por correo electrónico debe ser una prioridad. Utilice archivos protegidos con contraseña o software de cifrado de archivos seguro para proteger aún más los archivos. Proporcione al destinatario el nombre de usuario y la contraseña o la clave de descifrado a través de otro canal de comunicación, como una llamada telefónica o una reunión en persona.
2. Servicios de transferencia de archivos: Use servicios de almacenamiento en la nube o transferencias seguras de archivos destinados a profesionales de la salud. Para mantener los archivos compartidos seguros y protegidos, estos servicios suelen incluir puntos finales cifrados y restricciones de acceso. Cargue archivos grandes en un servicio de transferencia de archivos en lugar de adjuntarlos directamente a los correos electrónicos, luego proporcione al destinatario un enlace de descarga.
3. Nombre correcto del archivo: Es fundamental abstenerse de utilizar datos médicos reconocibles en el nombre de archivo de archivos adjuntos que contengan PHI. Utilizar nombres que no identifiquen el contenido o la naturaleza de los archivos, como nombres genéricos o anónimos. Si los nombres de los archivos son accesibles a personas no autorizadas, esto ayuda a evitar la divulgación no intencional de información importante.

Conclusión

Los requisitos de cumplimiento de HIPAA se pueden cumplir cuando se usa Gmail de forma segura. Los trabajadores de la salud pueden asegurarse de que la PHI esté protegida durante la comunicación por correo electrónico siguiendo las reglas de HIPAA, utilizando las funciones de seguridad integradas de Gmail, adoptando precauciones adicionales e integrando soluciones de cifrado de terceros.

Una infraestructura de mensajería segura que cumpla con los rigurosos criterios de HIPAA requiere capacitación, auditorías y monitoreo de rutina.

Sobre el Autor:

Stacey Smith es una escritora de salud independiente. Le apasiona escribir sobre la salud de la mujer, la salud dental, la diabetes, la endocrinología y la nutrición, y proporciona artículos detallados sobre las últimas noticias de salud para clínicas médicas y revistas de salud.